Gestão Eletrônica de Documentos

O sistema Digitaldoc foi desenvolvido para controlar a digitalização, elaboração, distribuição e vida útil de documentos. A ferramenta foi preparada para ser utilizada de diversas formas e em todos os departamentos da instituição de forma integrada.

DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

  1. Sem limites de documentos, ou seja, poderá armazenar quantas imagens / documentos desejar.
  2. Possibilidades de utilização: 
  • Projetos
  • Documentos Acadêmicos / de Alunos
  • Termos de parceria
  • Documentos de Funcionários / Professores
  • Entre outros.

WORKFLOW

Controle do fluxo dos documentos, isto é, das etapas que o documento deve passar até ser disponibilizado para acesso de todos os usuários nele cadastrado.
Possibilidades de utilização:

  • Aceites de documentos entre departamentos;
  • Comunicados do R.H.;
  • Memorandos Internos (com controle de visualização;)
  • Controle de Procedimentos Operacionais / Normas;
  • Solicitação de Compras;

SISTEMAS DE BUSCAS

A busca de um documento pode ser feita com a utilização de partes de palavras ou mesmo palavras-chave, com filtros por tipos de documentos, por departamentos e ainda especificando um período de tempo, se o usuário necessitar;

O sistema de busca conta ainda com um recurso para varredura nos textos internos aos documentos dos seguintes tipos: *.txt, *.doc, *.xls, *.ppt, *.rtf, *.pdf , *.xml,  *.html, *.htm, e arquivos do OpenOffice. 

 

 

Busca em documentos digitalizados utilizando o recurso de OCR (Optical character recognition) – reconhecimento de caracteres.

O resultado da busca é exibido com sinalização de cores diferenciadas para os argumentos encontrados no cadastro do documento e para os termos encontrados dentro dos anexos;

Mais aspectos das funcionalidades do Digitaldoc:

  • Controle de acesso e das ações do usuário - no sistema, nas áreas de armazenamento de documentos e também no próprio documento;
  • Controle das versões do mesmo documento;
  • Controle de contratos, com notificação de expiração da vigência do mesmo ao responsável (por e-mail);
  • Notificação via e-mail das pendências do usuário no sistema;
  • Distribuição de documento na forma física com protocolo impresso e eletrônica com logs de acesso;

Utilizando o Digitaldoc:

  • Economia de até 60% dos recursos gastos com as impressões / fotocópias;
  • Economia do tempo na busca dos documentos de no mínimo 70%;
  • Compartilhamento de 100% dos documentos/informações cadastradas, respeitados o nível de acesso de cada usuário;
  • Melhoria do atendimento ao cliente interno e externo;
  • Busca os documentos com muita facilidade, através de palavras, datas e tipos de documentos;

 

O DIGITALDOC é um produto desenvolvido pela empresa ANIX Sistemas Ltda. A SWA Informática identificando a necessidade dos clientes em possuir um sistema para a digitalização de documentos de alunos, professores e acadêmicos em geral, e visualizando a expertise da ANIX Sistemas neste setor e a gama de funcionalidades que o DIGITALDOC possui e principalmente a estabilidade de funcionamento da aplicação, a SWA firmou uma aliança comercial integrando a Plataforma JACAD o Sistema Digitalizador de Documentos - DIGITALDOC.

Esta aliança tem o objetivo de enriquecer as funcionalidades da Plataforma JACAD proporcionando a nossos clientes uma ferramenta ainda mais completa.

 

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